Si alguna vez ha intentado gestionar contactos o calendarios compartidos en docenas o incluso miles de teléfonos de empleados, ya sabe lo complicado que resulta. Outlook se mantiene limpio. Los smartphones nunca lo están. Esa es la brecha que llena CiraSync.
Esta sección de preguntas frecuentes sobre CiraSync recopila las preguntas más comunes que se hacen los equipos cuando quieren comprender no solo cómo funciona CiraSync, sino también cómo garantiza la seguridad y el cumplimiento normativo mientras lo hace.
Preguntas generales
Qué es CiraSync
CiraSync es una plataforma en la nube que sincroniza automáticamente los contactos y calendarios de Microsoft 365 con los teléfonos inteligentes de los empleados. Está diseñada para organizaciones que dependen de información precisa y actualizada en Outlook, pero que tienen dificultades para mantener esos mismos datos disponibles en dispositivos iPhone y Android sin necesidad de sincronización manual.
¿Desde qué fuentes de datos puede sincronizar CiraSync?
CiraSync sincroniza desde muchas fuentes de Microsoft 365, incluyendo la Lista Global de Direcciones, los contactos de carpetas públicas, los buzones compartidos, las listas de distribución, Salesforce y las libretas de direcciones de toda la empresa.
También puede extraer datos de herramientas SaaS cuando se combina con CiraHub, lo que permite a las organizaciones sincronizar plataformas externas con Microsoft 365 antes de enviar la información a los teléfonos inteligentes.
¿CiraSync requiere una aplicación en los teléfonos de los empleados?
No, los empleados no necesitan instalar nada. CiraSync escribe directamente en las aplicaciones nativas de Contactos y Calendario de cada dispositivo, lo que significa que todo se ve y se siente como parte del propio teléfono.
Esto también reduce las necesidades de formación, ya que los empleados utilizan las aplicaciones que ya conocen.
¿Cómo sincroniza CiraSync los contactos con los teléfonos inteligentes?
CiraSync se conecta a su inquilino de Microsoft 365, extrae contactos de fuentes como la Lista Global de Direcciones, buzones compartidos, listas de distribución o carpetas públicas, y luego envía esos contactos a la aplicación Contactos de los teléfonos de los usuarios.
La sincronización se realiza automáticamente, por lo que los empleados siempre ven la información más reciente en sus teléfonos sin necesidad de instalar nada ni actualizar nada manualmente.
¿CiraSync funciona con Microsoft 365 y Outlook?
Sí, CiraSync está diseñado específicamente para Microsoft 365 y funciona a la perfección con Outlook. Utiliza los permisos de Microsoft Graph para leer los contactos y calendarios que usted elija, y luego mantiene esos datos sincronizados entre Outlook, Microsoft 365 y los teléfonos inteligentes vinculados a su organización.
¿Con qué frecuencia actualiza CiraSync los contactos y los calendarios?
CiraSync ejecuta ciclos de sincronización automáticos frecuentes a lo largo del día. Sincroniza contactos y calendarios:
- Diario: una vez al día (por ejemplo, 09:00 AM)
- Semanal: seleccione los días (por ejemplo, lunes, miércoles y viernes a las 09:00 a. m.).
- Mensual: seleccione los días del mes (por ejemplo, el 6, el 10 y el 18 a las 10:00 a. m.).
- Intervalo: elija un intervalo de tiempo (por ejemplo, cada hora).
Cuando un administrador realiza un cambio en Microsoft 365, el sistema lo detecta y actualiza el smartphone de todos los usuarios asignados en el siguiente ciclo. De este modo, la información de contacto se mantiene actualizada sin necesidad de que el departamento de IT o los empleados tengan que realizar ningún paso manual.
¿CiraSync puede sincronizar calendarios compartidos?
Sí, CiraSync puede sincronizar calendarios compartidos directamente con las aplicaciones de calendario nativas de iOS y Android. Los administradores solo tienen que seleccionar el origen del calendario en el panel de control de CiraSync, asignar usuarios y dejar que el sistema se encargue de todas las actualizaciones.
Los eventos aparecen automáticamente en los teléfonos de los empleados, lo que resulta especialmente útil para los equipos de campo que dependen de la programación en tiempo real.
Preguntas sobre seguridad y cumplimiento normativo
¿Es CiraSync seguro para uso empresarial?
CiraSync está diseñado para cumplir con las expectativas de seguridad de las empresas. Se basa en los permisos de la API de Microsoft Graph, no almacena credenciales y nunca guarda datos de contactos o calendarios en sus servidores.
Todo el procesamiento se realiza dentro del entorno Microsoft 365 del cliente, y la plataforma incluye controles de acceso basados en roles para garantizar que solo los administradores autorizados gestionen las tareas de sincronización.
¿Qué permisos necesita CiraSync en Microsoft 365?
CiraSync requiere permisos técnicos tales como leer datos de directorios, iniciar sesión y leer perfiles de usuario, leer perfiles completos de todos los usuarios, leer y escribir contactos en todos los buzones de correo, leer y escribir calendarios en todos los buzones de correo, leer todas las configuraciones de los buzones de correo de los usuarios y la capacidad de utilizar Exchange Web Services con acceso completo al buzón de correo cuando sea necesario.
Estos son los nombres exactos de los permisos que figuran en la guía de consentimiento de la aplicación CiraSync.
¿Cómo protege CiraSync los datos de contactos y calendarios durante el procesamiento?
CiraSync procesa todos los datos dentro de Microsoft Azure y utiliza Exchange Web Services a través de HTTPS, que nunca pasa por la Internet pública.
Los trabajadores de sincronización comparan datos dentro de Azure Active Directory y Microsoft Exchange, actualizan los buzones de correo de forma segura y almacenan datos temporales de caché en una base de datos protegida de Azure que se puede purgar después de cada sincronización para mayor seguridad.
Si tiene más preguntas sobre el cumplimiento normativo y la seguridad, consulta este documento.
¿CiraSync almacena datos de los usuarios en sus servidores?
CiraSync no almacena contraseñas, solo mantiene una caché cifrada temporal con los datos de configuración de sincronización y la información extraída de Azure Active Directory.
Esta caché se elimina automáticamente después de 60 días, y los usuarios pueden optar por purgarla después de cada tarea de sincronización si prefieren un manejo más estricto de los datos.
¿CiraSync cumple con normas comunes como el RGPD?
Sí. CiraSync cumple con los requisitos del RGPD, incluyendo el derecho al olvido, la portabilidad de los datos, el cumplimiento de las normas de almacenamiento de datos dentro de la UE y el consentimiento informado.
Todos los datos personales en la UE se procesan dentro de los centros de datos europeos de Microsoft, y toda la información de identificación personal está encriptada.
¿Cómo gestiona CiraSync el control de acceso para los administradores?
Preguntas sobre facturación
¿Cuál es la diferencia entre la edición Personal y la edición Empresarial?
La edición Enterprise está diseñada para organizaciones y admite sincronizaciones automatizadas y centralizadas para cientos o miles de usuarios. Incluye controles avanzados, informes y gestión administrativa completa.
Por otro lado, Edición Personal es una herramienta gratuita de autoservicio destinada a usuarios individuales que desean sincronizar sus propios contactos sin las amplias capacidades que requieren las empresas.
¿Cómo se licencia y factura CiraSync?
CiraSync Edición empresarial utiliza un modelo de suscripción por usuario que se factura anualmente. El precio depende del número de usuarios con licencia, y las organizaciones pueden ampliar o reducirlo a medida que cambian sus equipos.
¿Qué tipo de asistencia ofrece CiraSync a los clientes?
CiraSync ofrece asistencia por correo electrónico, artículos de la base de conocimientos, guías de configuración, ayuda para la incorporación y asistencia mediante tickets para los usuarios de la edición Enterprise. La mayoría de los problemas se resuelven rápidamente, ya que la plataforma tiene un modelo de configuración sencillo y un sistema claro de notificación de errores.
¡Pruebe CiraSync hoy mismo!
Si ha llegado hasta aquí, probablemente comprenda por qué tantos equipos de IT confían en CiraSync. Elimina la fricción constante de mantener actualizados los contactos y los calendarios, y lo hace sin salirse de los límites de Microsoft 365 y Azure.
El modelo de seguridad es fácil de entender: no se almacena nada y los controles del RGPD ya están integrados.
Si desea ver cómo funciona en su propio entorno, puede probar CiraSync ahora mismo y ver cómo se realiza una sincronización completa sin tocar ni un solo teléfono.
Y si aún tiene preguntas o necesitas ayuda para resolver una situación específica, puede reservar una breve demostración y te guiaremos en el proceso.
